Офисные задачи в Outlook 2002
Новые возможности, открывшиеся в наш век электронных коммуникаций, локальных и глобальных электронных сетей, позволяют людям отказаться от привычной формы переписки, прибегая к стандартным письмам и услугам почтовых служб. Электронная почта дает вам возможность вести интенсивную переписку с абонентом, находящимся в любой точке планеты, в режиме почти реального времени. Конечно, для ведения электронной переписки необходимо соответствующее программное обеспечение, именно таким и является Microsoft Outlook 2002. Он способен вести полноценную переписку с абонентом: принимать, отправлять и пересылать почтовые сообщения, вести адресную книгу абонентов, сортировать полученную информацию, работать с факсимильными сообщениями. И это далеко не полный список возможностей Outlook 2002 только как почтового приложения. Если рассматривать человеческую деятельность с общих позиций, то это постоянное решение разного рода задач. Решение относительно сложных задач требует тщательного планирования, ведения учета проделанной работы и т. д. Более того, зачастую для решения задачи необходимо подключение группы лиц, которая, в свою очередь, должна проделать аналогичные вышеуказанным процедуры. Как автоматизировать и сделать универсальными процедуры планирования и контроля над проделанной работой? Возможно, вы догадались, что Outlook 2002 — это готовое решение вышеозначенной проблемы.Введение
Решение относительно сложных задач требует тщательного планирования, ведения учета проделанной работы и т. д. Более того, зачастую для решения задачи необходимо подключение группы лиц, которая, в свою очередь, должна проделать аналогичные вышеуказанным процедуры. Как автоматизировать и сделать универсальными процедуры планирования и контроля над проделанной работой? Возможно, вы догадались, что Outlook 2002 — это готовое решение вышеозначенной проблемы.
Основы Outlook
Outlook 2002 — мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Но каждый предмет (это относится не только к программным продуктам) требует введения в специфику данной области и демонстрации общих принципов работы, техники и т. д. В данной части будут рассмотрены основы Outlook: от установки приложения до непосредственной работы с электронной почтой.
Диалоговое окно Обработка адреса
Мы еще не рассматривали работу с электронной почтой, но одним из важных аспектов при создании электронного сообщения является правильное заполнение полей Кому (То), Копия (Сс) и Слепая копия (Всс). Если данные этих полей взяты не из адресной книги, а вводились с клавиатуры, то перед отправкой сообщения Outlook проверит их наличие в адресной книге. Если контакт с указанным адресом не будет найден, Outlook предложит создать для него новую запись.
Календарь
Outlook 2002 — мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Но каждый предмет (это относится не только к программным продуктам) требует введения в специфику данной области и демонстрации общих принципов работы, техники и т. д. В данной части будут рассмотрены основы Outlook: от установки приложения до непосредственной работы с электронной почтой.
Outlook и Интернет
Оглядываясь назад и оценивая пройденное, можно сказать, что уже на данном этапе Outlook являет собой великолепный образец системы управления информацией. Но рассмотренные выше аспекты работы с Outlook демонстрировали управление локальной информацией, что, естественно, не полностью отражает действительность XXI века, когда основным источником получения информации является Интернет.
MSN Messenger
Работа с любым из сервисов Интернета, будь то электронная почта или WWW, требует установки специального соединения с Интернетом, посредством которого и будет осуществляться передача данных. Данное соединение может выполняться различными способами, но в данной главе будет рассматриваться удаленный доступ к Интернету через телефонную линию посредством модема. Удаленный доступ — это доступ к программам и данным, осуществляемый с терминала, удаленного на значительное расстояние и соединенного с вычислительной системой линией связи. Данное определение хоть и точно, но несколько "суховато". Давайте рассмотрим его более детально.
Дополнительные возможности Outlook
Уже на данном этапе использование Outlook позволит вам достичь определенных успехов в организации информации и ведении коммуникационной деятельности через Интернет. Однако помимо вышеприведенных возможностей Outlook предоставляет пользователю еще ряд услуг, рассматриваемых Б данной части.
Диалоговое окно Способы заливки
В предыдущих главах, рассматривая работу Outlook, мы опирались на примеры использования данного приложения в рамках одного персонального компьютера, подключенного к Интернету. Но помимо использования Интернета Outlook имеет средства для работы в интранет, т. е. в рамках локальной сети предприятия или рабочей группы, имеющей выделенный сервер с установленным на нем приложением Microsoft Exchange Server, чьим клиентом может являться Outlook.
Программирование в Outlook
Microsoft Outlook является поистине всеохватывающим приложением в области управления информацией. Вы можете месяцами изучать его различные компоненты, исследовать новые возможности, так никогда и не столкнувшись с разработкой собственных форм и созданием макросов. Однако, если вы хотите получить от Microsoft Outlook максимум возможного, существенно облегчить выполнение своих повседневных задач, избавившись от многократного повторения одних и тех же процедур или от введения специфической информации нестандартными путями, то умение разрабатывать формы и использовать макросы вам совершенно необходимо
Свойства элементов управления
Microsoft Outlook является поистине всеохватывающим приложением в области управления информацией. Вы можете месяцами изучать его различные компоненты, исследовать новые возможности, так никогда и не столкнувшись с разработкой собственных форм и созданием макросов. Однако, если вы хотите получить от Microsoft Outlook максимум возможного, существенно облегчить выполнение своих повседневных задач, избавившись от многократного повторения одних и тех же процедур или от введения специфической информации нестандартными путями, то умение разрабатывать формы и использовать макросы вам совершенно необходимо.
Обзор Outlook 2003
Outlook содержит клиентское программное обеспечение электронной почты. Он помогает читать, сортировать, отслеживать и находить сообщения электронной почты, позволяет создать базу данных адресов и контактов. Для обеспечения безопасности данных сообщения электронной почты можно подписывать цифровой подписью и шифровать.Outlook выполняет функции настольного органайзера или менеджера персональной информации (Personal Information Manager, PIM) и призван облегчить пользователю планирование его личного и рабочего времени: составление графика встреч, собраний, выполнения определенных заданий. Он облегчает сотрудничество групп, облегчает выбор времени для собраний и встреч, упрощает обмен информацией в коллективах и контроль за выполнением задач. В Outlook данные хранятся в папках.
По сравнению с предыдущей версией Outlook 2003 претерпел существенные конструктивные изменения, нацеленные на повышение возможностей и увеличение гибкости управления электронным почтовым ящиком. Напомним, что в Windows для работы с электронной почтой используется Outlook Express, который является менее мощной программой, чем Outlook.
Знакомимся с Outlook 2003
По сравнению с предыдущей версией Outlook 2003 претерпел существенные конструктивные изменения, нацеленные на повышение возможностей и увеличение гибкости управления электронным почтовым ящиком. Напомним, что в Windows для работы с электронной почтой используется Outlook Express, который является менее мощной программой, чем Outlook.
Папки Outlook и их назначение
В этой главе рассматриваются следующие вопросы: назначение и просмотр папок Outlook: Входящие (Inbox), Черновики (Drafts), Удаленные (Deleted Item), Outlook сегодня (Outlook Today), Календарь (Calendar), Контакты (Contacts), Дневник (Journal), Заметки (Notes), Задачи (Tasks); создание архива.
Работа в Microsoft Outlook XP
Если вы присоединены к локальной сети (LAN), которая содержит компьютер с установленным на нем Microsoft Exchange Server, вы отсылаете и получаете электронную почту как внутри сети, так и извне (из Internet) с использованием этого сервера. Ваш сетевой или системный администратор предоставит вам информацию, необходимую для установки и настройки учетной записи электронной почты Exchange.Если вы работаете на отдельном компьютере или в сети, которая не содержит свой собственный почтовый сервер, для пользования электронной почтой необходимо иметь учетную запись, предоставленную провайдером Интернет-услуг (Internet Service Provider (ISP)). Вы можете соединяться с провайдером с помощью модема по телефонной линии, через DSL-канал, кабель или через локальную сеть.
Работа с электронной почтой
Электронная почта, или e-mail, является в сегодняшнем деловом мире незаменимым средством связи. Outlook предоставляет все средства, нужные для эффективной работы с электронной почтой и управления электронными сообщениями.
Использование адресной книги
Вы можете хранить громоздкие адреса электронной почты в адресной книге, чтобы не вводить их каждый раз при отправке сообщения. Используя адресную книгу, вы можете щелкнуть на кнопке Кому (To) в форме сообщения и выбрать получателей по имени.
Работа с электронными сообщениями
Сегодня в деловом мире электронная почта является одним из основных средств связи. Но если вы регулярно пользуетесь электронной почтой и получаете большие объемы сообщений, этим массивом сложно управлять.
Управление сообщениями с применением цветов
Цветовое управление сообщениями может помочь вам легко отделять сообщения, отправленные или полученные от отдельного пользователя. Вы также можете настроить отображение сообщений, отправленных непосредственно вам, так, чтобы они отображались определенным цветом, выделяясь, таким образом, среди других сообщений, отправленных по списку рассылки.
Настройка и организация электронных сообщений
Изучив основы работы с электронной почтой, т.е. отправку, получение и управление сообщениями, вы увидите, что использование электронной почты помогает вам работать более эффективно. Выбирая формат ваших сообщений, параметры сообщений и доставки, фильтруя сообщения и настраивая ваши личные папки и адресные книги, вы можете сконфигурировать Microsoft Outlook так, чтобы программа была наиболее полезна и удобна в использовании.
Фильтрация сообщений
По мере того как сообщения накапливаются в папке Входящие (Inbox), вам может становиться все труднее находить нужные сообщения. Чтобы облегчить поиск сообщений, вы можете фильтровать их посредством выбора представления. При фильтрации сообщений вы можете отображать только те сообщения, которые отвечают общему критерию, что позволяет выделить отдельную группу сообщений.
Планирование встреч и событий
Эффективное планирование является сегодня для большинства людей залогом успеха. Календарь Microsoft Outlook позволяет легко планировать ваши дела и встречи, а также распечатывать план на день, на неделю или на весь месяц.
Представления календарей
Чтобы еще больше облегчить использование календаря, Outlook предоставляет выбор возможностей по настройке внешнего вида календаря. При ежедневном использовании календаря вы можете просматривать единовременно один день недели. При краткосрочном планировании вы можете просматривать всю пяти- или семидневную рабочую неделю. Вы также можете просматривать весь месяц при долгосрочном планировании.
Планирование и организация собраний
Microsoft Outlook может помочь вам решить вопрос с организацией собраний, что часто вызывает затруднения. Вы можете проверить свободное время приглашаемых, найти их месторасположение, разослать приглашения на собрание и прочесть ответы приглашенных. При планировании вы можете обновлять или отменять запланированные собрания
Собор и Базар
Linux - удивительная система. Кто бы мог подумать, что несколько тысяч разработчиков, разбросанных по всей планете и сотрудничающих только через Интернет, смогут создать операционную систему мирового класса. Я во всяком случае так не думал. К тому времени как Linux оказалась в поле моего зрения в начале 1993 года, я уже около десяти лет участвовал в разработке UNIX'a и открытых программ. Я был одним из первых участников GNU в середине 80-х. Я был автором многих открытых программ, и в частности участвовал в разработке nethack, Emacs VC и GUD modes, xlife, которые широко используются и по сей день. Я думал, что я знаю, как это делается.Проблемы с пересылкой почты
Работа с электронной почтой по протоколу IMAP
Часто бывает так, что Вы тратите достаточно большое количество времени на получение почты, а в результате к Вам приходят ненужные рекламные письма, или того хуже, связь разрывается после получения большого сообщения и загрузку писем приходиться повторять заново.Программа "Outlook Express" обладает прекрасной возможностью, устраняющей эти недостатки. Основной принцип работы - Вы сначала получаете только информацию о письмах, а затем выборочно, получаете нужную вам почту, а ненужную удаляете, не загружая её к себе на компьютер.
Установка учетной записи IMAP.
