Папки Outlook и их назначение

Папки Outlook и их назначение В этой главе рассматриваются следующие вопросы:  назначение и просмотр папок Outlook: Входящие (Inbox), Черновики (Drafts), Удаленные (Deleted Item), Outlook с...

Просмотр папок В окне Outlook папку можно открыть, щелкнув мышью ее изображение. С клавиатуры можно открыть папки Входящие (Inbox), нажав сочетание клавиш Ctrl+Shift+I, и Исходящие (Outbox) — наж...

Отображение выбранной папки Способ отображения данных в Outlook зависит от представления. Для его изменения можно в меню Вид воспользоваться следующими командами: Упорядочить по, Текущее представ...

Перемещение между папками Для перемещения к предыдущей или последующей папке можно использовать в меню Перейти команды с названием папок Почта, Календарь, Контакты и т.п. Команда Папка в этом же...

Рисунок 21.1 Окно, используемое для перехода между папками...

Операции с папками Команда Папка (Folder) в меню Файл (File) позволяет выполнять различные операции с папками: создать, копировать, переместить, переименовывать, удалить. Например, для создания н...

Поиск информации Для поиска информации в папках выберите в меню Сервис (Tools) команды Найти (Find), Найти (Find) и введите запрос в поле Просмотреть (Look For) специальной панели, появившейся ни...

Папка Входящие В папку Входящие помещаются новые сообщения, полученные по электронной почте. Новые сообщения выделены жирным шрифтом, рядом с ними виден значок неоткрытого конверта. Процедуру авт...

Рисунок 21.2 Настройка папки Входящие...

Рисунок 21.3 Диалоговое окно Мастер правил Например, можно создать правило, согласно которому письма от начальника будут автоматически помещаться в папку Очень важные....

Папка Черновики Если вы начали писать сообщение и не успеваете его закончить, то нажмите кнопку Сохранить (Save) и закройте сообщение. Незаконченное сообщение будет храниться в папке Черновики (Dr...

Рисунок 21.4 Выбор папки, в которую будет помещено ваше сообщение...

Папка Удаленные Если вы часто пишете и получаете электронные письма, то в ваших папках Входящие (Inbox) и Отправленные может скопиться много ненужных сообщений, которые вы захотите удалить. Папку...

Включение и отключение автоматической очистки папки Удаленные Для включения или отключения автоматической очистки папки Удаленные выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), откро...

Календарь Календарь призван помочь вам эффективно спланировать свое время в течение дня, недели, месяца. Открыв доступ к календарю другим пользователям, вы поможете им выбрать свободное время для...

Рисунок 21.5 Окно календаря В левой части окна можно отобразить область Календарь, позволяющую одновременно просматривать несколько календарей. Ссылки Открыть общий доступ в областях Календарь, К...

Просмотр календаря При просмотре расписания на день отображаются дата, время и описание встречи. Перемещаться по сетке можно с помощью клавиш управления курсором стрелка вверх и стрелка вниз. Для...

Рисунок 21.6 Диалоговое окно, используемое для перехода к определенной дате Личный календарь или календарь группы может быть сохранен в формате HTML, что позволит публиковать его в Интернете и об...

Планирование встречи Встречей называется действие, на которое отводится определенное время, но на него не приглашаются другие люди и не привлекаются ресурсы, например, посещение выставки. Проще в...

Ввод данных о встрече Тема мероприятия указывается в поле Тема (Subject), где оно будет проводиться — в поле Место (Location) (Рисунок 21.10). После установки флажка Оповещение (Reminder) на экра...

Рисунок 21.7 Окно, позволяющее записать данные предстоящей встречи Для намеченной встречи можно выбрать из списка Контакты кого вам надо увидеть, задать категорию в списке Категории (Categories)....

Удаление встречи Для удаления встречи, выделите в календаре дату и время, на которое назначена встреча и нажмите кнопку Удалить (Delete) на панели инструментов Стандартная....

Периодически повторяющиеся встречи Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например, отпусков или дней рождения знакомых, которых вы хотите поздравить. Чтобы запланировать какое-либо пер...

Рисунок 21.8 Окно, позволяющее задать периодичность намеченного мероприятия...

Планирование событий Событие (Event) — это мероприятие, продолжающееся не менее 24 часов. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, по...

Планирование собраний Собрание (Meeting) — это встреча, на которую приглашаются несколько человек и привлекаются ресурсы. Собрания бывают очные и сетевые. Во время проведения собрания нельзя план...

Рисунок 21.9 Окно, позволяющее планировать время встреч . Outlook просматривает планы участников собрания и отмечает время, когда они заняты (Busy), отсутствуют (Out of Office) и т.п. Кнопка Авто...

Включение и отключение отправки приглашений на собрания для Интернета (iCal) Можно открыть совместный доступ через Интернет к сведениям о занятости в папке Контакты и публиковать сведения о занят...

Печать календаря Диалоговое окно Печать (Print) в Outlook аналогично одноименную окну в Word, подробно рассмотренному нами в главе 12. Его особенность состоит в том, что можно выбрать стиль печат...

Рисунок 21.10 Настройка параметров календаря...

Рисунок 21.11 Задание параметров печати В полях Начало (Start Time) и Конец (End Time) задайте соответственно первый и последний из печатаемых дней. Например, чтобы напечатать календарь за весь г...

Контакты Папка Контакты (Contacts) позволяет хранить самые подробные данные о деловых и личных контактах, о рабочих и домашних телефонах ваших знакомых, факсах и адресах электронной почты. Контакт...

Рисунок 21.12 Отображение сведений о контактном лице в форме подробной адресной карточки С помощью кнопок переключателя можно менять способ отображения данных в папке Контакты. Если вы хотите по...

Ввод информации о новом контакте и их редактирование Ввод данных производится на нескольких вкладках Общие (General), Подробности (Details) и т.д. Кнопки на открытых вкладках позволяют ввести бол...

Рисунок 21.13 Диалоговое окно для ввода информации о контакте В поле Веб-страница (Web page address) введите URL-адрес для данного контакта. Чтобы сохранить введенные данные и закрыть окно, нажми...

Использование Outlook для звонков по телефону Если есть модем, то Outlook автоматизирует набор заданного номера телефона. После настройки компьютера и модема на автоматический набор номеров задав...

Рисунок 21.14 Окно, позволяющее автоматизировать звонок по телефону...

Список контактов, касающийся опрёпеленной записи Outlook позволяет автоматически регистрировать всю деятельность, связанную с данным контактом. Откройте окно контакта двойным щелчком мыши интерес...

Дневник Дневник (Journal) является аналогом журнала, который автоматически отслеживает и записывает все действия, совершаемые пользователем в приложениях Microsoft Office, а также полученные и ото...

Рисунок 21.15 Задание параметров работы дневника Положением переключателя задайте, какое действие будет совершаться после двойного щелчка значка в дневнике, например, при двойном щелчке значка фа...

Представление Дневника По умолчанию записи в дневнике отображаются на недельной временной шкале. При желании шкалу можно изменить. Для изменения вида отображения мероприятий, запланированных в дн...

Рисунок 21.16 Диалоговое окно Запись в дневнике Для поиска записей в дневнике можно использовать в меню Сервис (Tools) команды Найти, Найти или Расширенный поиск....

Заметки Многие люди, если им надо позвонить или встретиться с кем-то в определенное время, делают необходимые пометки в блокноте или на маленьких листочках бумаги с клейкой полосой. Их электронным...

Рисунок 21.17 Заметка, созданная в Outlook Для отображения заметок в окне Outlook выберите в меню Перейти команду Заметки (Notes) (Рисунок 21.18). Чтобы создать заметку, в окне Заметки, нажмите к...

Рисунок 21.18 Заметка, созданная в программе Outlook...

Задачи Папка Задачи (Tasks) содержит список запланированных деловых и личных задач, поручений и сроки их выполнения (Рисунок 21.19). Под поручением подразумевают запрос, отправляемый с почтовым со...

Рисунок 21.19 Отображение е окне намеченных задач по категориям...

Рисунок 21.20 Форма, используемая для ввода сведений о задаче Укажите срок выполнения в списке Срок (Due Date). При вводе даты можно использовать календарь, который будет отображен на экране посл...

Рисунок 21.21 Диалоговое окно Параметры задачи  ...

Создание архива При регулярной работе с Outlook папки быстро увеличиваются в размере и занимают слишком много места на диске. Имя файла и путь для архивного файла указывается в поле Файл архива (...

Рисунок 21.22 Окно, используемое для сохранения старых данных в архиве Чтобы задать периодичность архивации, выберите команду Параметры (Options) из меню Сервис (Tools), откройте вкладку Дополнит...

Рисунок 21.23 Настройка параметров архивации данных из Outlook...

Импорт и экспорт файлов различных форматов В Outlook поддерживается возможность копирования данных из другой программы, адресной книги, таблицы или базы данных списки контактных лиц для последующ...

Упражнения 1. Запустите Outlook 2003. Измените вид окна, выбрав в меню Вид, команды Упорядочить по, Текущее представление ... 2. Посмотрите, как выглядит окно Outlook после отображения облас...

Выводы 1. Способ отображения данных в Outlook зависит от представления. Для его изменения можно в меню Вид воспользоваться следующими командами: Упорядочить по, Текущее представление. В Outlook...