Заполненная форма Планировщик собрания

Заполненная форма Планировщик собрания

Составление и рассылка приглашений

После определения участников собрания и времени его проведения можно приступить к подготовке приглашений, отправляемых по электронной почте.

В диалоговом окне Планировщик собрания (Plan a Meeting) нажмите кнопку Организовать (Make Meeting). Появится форма Собрание (Meeting), являющаяся комбинацией форм Сообщение (Message) и Встреча (Appointment). Соответственно и процедура заполнения данной формы аналогична процедурам, описанным в главах 2 "Календарь" и 8 "Вход в Интернет". Всевозможная информация, связанная с данным собранием, будет отображена в желтой полосе, под названием вкладки Встреча. Так, например, будут выданы соответствующие предупреждения, если собрание примыкает к другой встрече в вашем календаре или вообще пересекается с ней.

Замечание
Замечание 3

Кстати, слева от списка всех участников в диалоговом окне Планировщик собрания можно выбрать из раскрывающегося списка Отправлять приглашение этому участнику (Send meeting to this attedee) или Не отправлять (Don't send meeting to this attendee). В последнем случае конвертик рядом с участником собрания будет изображен перечеркнутым.

При заполнении формы Собрание отметьте, что поле Кому (То) автоматически заполняется электронными адресами участников собрания, а поля Начало (Start) и Конец (Finished) — ранее определенными значениями. При изменении этих значений изменятся и список участников и. время собрания.

В поле Тема (5иЬ]ес1)введите краткое описание собрания. Если помещение, где планируется проводить собрание, не указано в качестве резервируемого ресурса, то следует указать соответствующий адрес в поле Место (Location). Если вы являетесь клиентом локальной сети, то можно организовать собрание по сети, установив соответствующий флажок. В главе "Outlook и Microsoft Exchange Server" мы еще коснемся вопроса организации собраний, а в главе "Outlook и Office" будет рассмотрен пример с организацией группового собрания, ресурсом которого является сервер NetMeeting.

Далее введите комментарии в большое текстовое поле, если необходимо — вложите файл, а также не забудьте назначить собранию категорию. После заполнения формы нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная, что приведет к перемещению приглашения в папку Исходящие (Outbox).

На рис. 10.4 изображена заполненная форма Собрание.